Практическая работа 4 «Создание и редактирование таблиц в Microsoft Word»
Цель работы: научиться создавать таблицы в различных режимах, редактировать и форматировать данные в таблицах, изменять количество строк и количество столбцов в таблицах, осуществлять вычисления.
Теоретическая часть
Таблица – форма организации данных по столбцам и строкам, на пересечении которых находятся ячейки. В ячейках таблицы могут размещаться данные произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы и др. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (имена столбцов обозначаются буквами латинского алфавита A, B, C и т.д.), с пересечением номера строки (номера строк обозначаются цифрами 1, 2, 3, и т.д.). Создание таблиц в Word осуществляется по месту установки курсора, адреса ячеек на печать не выводятся. После создания таблицы средствами Word, она становится самостоятельным объектом, который можно редактировать, перемещать, копировать, импортировать в другие приложения.
Используемое программное обеспечение: Microsoft Word.
Задание 4.1. Создание таблицы в текстовом документе
Предположим, что требуется создать таблицу с данными о поступлении в офис писем с разбивкой по категориям и месяцам. Для выполнения поставленной задачи воспользуемся инструментом «Вставка таблицы», который расположен на вкладке «Вставка» ⇒ раздел «Таблицы» ⇒ кнопка «Таблица».
Создайте новый документ Microsoft Word на рабочем столе и переименуйте его в «Отчёт. Фамилия Имя».
В созданном документе сделать заголовок «Работа с таблицами» и подзаголовок «Метод вставки таблицы».
Установите курсор под подзаголовком «Метод вставки таблицы».
С помощью интерактивного инструмента «Вставка таблицы», который расположен на вкладке «Вставка» ⇒ раздел «Таблицы» ⇒ кнопка «Таблица», выделить мышью в нём четыре столбца и три строки, затем щелкните ЛКМ, чтобы таблица появилась в документе.
Подсказка:
Если навести курсор на таблицу, то в левом верхнем углу таблицы появится иконка , нажав по ней двойным щелчком, на панели инструментов откроются скрытые вкладки «Конструктор таблиц» и «Макет», предназначенные специально для редактирование таблицы.
Конструктор таблиц
Если нажать ПКМ по нужной ячейке таблицы или по иконке , то появится контекстное меню, в котором будут присутствовать дополнительные инструменты работы с таблицей. Нажав по пункту «Свойства таблицы» в открывшемся окне можно выставить вертикальное выравнивание, отступы в ячейках и т.д.
Сделайте заголовок таблице «Сводка о поступлении писем», для этого:
выделите ячейки первой строки, а затем нажмите ПКМ. В появившемся меню выберите команду «Объединить ячейки»;
введите текст заголовка таблицы.
Выровняйте заголовок таблицы по ширине и по центру:
установите курсор в ячейке с заголовком;
на вкладке «Макет» ⇒ раздел «Выравнивание» используйте инструмент «Выровнять по центру» .
Выделите последнюю строку в таблице. Затем добавьте две строки, используя инструмент «Вставить снизу», который находится во вкладке «Макет» ⇒ раздел «Строки и столбцы».
Подсказки:
если нажать ПКМ по нужной ячейке таблицы или по иконке , то появится контекстное меню, в котором будут присутствовать дополнительные инструменты для работы с таблицей;
добавить дополнительную строку или столбец в нужном месте таблицы можно нажатием за знак «+» в кружочке, который появляется, если навести на разделение строк (левый край таблицы) или столбцов (верх таблицы).
Выделите таблицу. Затем добавьте два столбца справа, используя инструмент «Вставить справа», который находится во вкладке «Макет» ⇒ раздел «Строки и столбцы».
Измените размеры ячеек, введите текст и данные, замените цвет ячеек таблицы, как показано на рисунке ниже.
Сохраните документ.
Задание 4.2. Вычисления в таблице
Настройте автоматическое вычисление среднего значения для строки с наименованием «Январь», для этого выполните следующие действия:
установите курсор в ячейку с адресом: строка - «Январь», столбец - «Средняя»;
перейдите во вкладку «Макет» ⇒ раздел «Данные», нажмите по инструменту «Формула»;
в появившемся окне «Формула» заполните поля согласно рисунку ниже.
Подсказки:
формула начинается всегда со знака «=»;
строки и столбцы таблицы в Microsoft Word нумеруются также как и в Microsoft Excel. К примеру, адрес выделенной ячейки на рисунке ниже будет выглядеть как B3, где B - номер столбца, 3 - номер строки;
среднее арифметическое значение - определяется как число, равное сумме всех данных чисел, делёное на их количество;
формула «=sum(left)» - суммирует все данные ячеек расположенных слева (above - ячейки расположенные сверху, below - ячейки расположенные снизу).
Заполните все ячейки таблицы используя инструмент «Формула», в результате чего должно получиться, как показано на рисунке ниже.
Сохраните документ.
Задание 4.3. Создание таблицы в режиме «Вставить таблицу»
Режим «Вставить таблицу» используется для того, чтобы заранее определить некоторые её параметры. Предположим, необходимо вести учёт продаваемых товаров, тогда следует составить начальную таблицу, а затем вносить в неё изменения в оперативном порядке.
Под таблицей «Поступление писем в организацию» введите подзаголовок «Вставка таблицы».
Установите курсор под подзаголовком «Вставка таблицы». Затем перейдите во вкладку «Вставка» ⇒ раздел «Таблицы» ⇒ кнопка «Таблица» ⇒ выберите пункт «Вставить таблицу».
В появившемся окне «Вставка таблицы» установите:
число столбцов - 4;
число строк - 6;
автоподбор ширины столбцов - по ширине окна.
Нажмите «OK».
Воспользуйтесь на вкладке «Конструктор таблиц» возможностями раздела «Стили таблиц», чтобы придать строке заголовка и другим строкам различное цветовое представление на своё усмотрение.
Заполните данными таблицу, произведите вычисления для четвёртого столбца используя вставку формул.
Подсказка:
формула «=product(left)» - перемножает все данные ячеек расположенных слева.
Статичные данные в таблице можно изменять, но ячейки с формулами не произведут пересчёт автоматически. Чтобы обновить расчёты нужно сделать следующее:
установите курсор в ту ячейку, где необходимо провести изменения статичных данных и замените число (например, количество крема);
щёлкните ПКМ по ДАННЫМ ЯЧЕЙКИ, в которой записана формула;
в появившемся контекстном меню выберите команду «Обновить поле».
Сохраните документ.
Задание 4.4. Создать таблицу в режиме «Таблица Excel»
Рассмотренные выше режимы вставки таблицы в Microsoft Word, имеют один существенный недостаток – слишком мало стандартных функций, которые можно задействовать при работе с табличными данными. Как известно, приложение Microsoft Excel является мощным средством для работы с данными. Поэтому, при разработке текстового процессора Microsoft Word, создатели заложили две возможности встраивания листа Excel непосредственно в документ. Первый способ заключается в обращении к объекту Excel через вкладку «Вставка» ⇒ раздел «Текст» ⇒ кнопка «Объект» . В окне «Вставка объекта» во вкладке «Создание» следует выбрать «Microsoft Excel Worksheet». Ещё проще вставить лист Excel в документ Microsoft Word можно используя команду «Таблица Excel», которая находится на вкладке «Вставка» ⇒ раздел «Таблицы» ⇒ кнопка «Таблица». В обоих случаях в документе Microsoft Word появится форма с отображением листа Excel.
Пусть необходимо вычислить среднее значение чисел исходного ряда. Задачу можно решить, используя уже рассмотренные приёмы работы с таблицами, но при работе с листом Excel, пользователь получает ряд преимуществ. Постараемся их показать на решении, поставленной задачи.
Поместите курсор под таблицей «Учёт проданных товаров» и нажмите два раза кнопку «Enter».
На вкладке «Вставка» ⇒ раздел «Таблицы» ⇒ нажмите кнопку «Таблица» и выберите пункт «Таблица Excel».
Ведите ряд чисел на лист Excel, как показано на рисунке ниже.
В ячейку A3 введите фразу «Среднее значение:». Затем установите курсор в ячейку С3.
Откройте вкладку «Формулы» ⇒ раздел «Библиотека функций» и нажмите по кнопке «Вставить функцию» (или SHIFT + F3).
В появившемся окне «Вставка функции» введите в окно «Поиск функций» фразу «Среднее арифметическое аргументов» и нажмите на кнопку «Найти»;
Выберите функцию «СРЗНАЧ», нажмите на кнопку «OK».
Если всё выполнено правильно, появится окно «Аргументы функции». Вставьте диапазон ячеек, который используется для определения среднего значения (см. рис. ниже), нажмите на кнопку «OK».
Щелкните ЛКМ снаружи рамки листа Excel, чтобы завершить редактирование.
Результат вставки
Подсказка:
чтобы вернуться в режим редактирования таблицы Excel снова, нужно выделить одним нажатием ЛКМ таблицу, а затем произвести двойной щелчок ЛКМ.
При печати, линии, обрамляющие ячейки, не будут отображаться, поэтому предварительно необходимо провести форматирование ячеек таблицы, для чего:
зайдите в режим редактирования таблицы Excel;
выберите ячейки, которым требуется обрамление;
перейдите во вкладку «Главная» ⇒ раздел «Шрифт»;
раскройте выпадающий список инструмента «Границы» ;
в выпадающем списке выберите пункт «Все границы»;
выйдите из режима редактирования.
Окончательный результат
Сохраните документ.
Удобством встраивания таблицы Excel является то, что, во-первых, таблицу можно защитить от внесения исправлений посторонним пользователем, во-вторых, таблицу можно скопировать, перенести в другую книгу, а затем установить связь с книгой источником. Это позволит одновременно изменять данные в таблице источнике и копии этой таблицы, которая находится в другом документе.
Задание 4.5. Создать таблицу в режиме «Экспресс - таблицы»
Экспресс-таблицы представляют из себя некоторые шаблоны таблиц, которые можно использовать либо по прямому назначению, либо в качестве основы для создания новой таблицы. Создадим таблицу на основе шаблона, которая должна содержать сведения о товарах.
Сделайте небольшой отступ от предыдущей таблицы.
На вкладке «Вставка» ⇒ раздел «Таблицы» ⇒ нажмите кнопку «Таблица» ⇒ наведите на пункт «Экспресс-таблицы» ⇒ выберите из появившегося списка шаблон «Табличный список».
Добавьте столбцы и установите видимые границы как показано на рисунке ниже.
, нажав по ней двойным щелчком, на панели инструментов откроются скрытые вкладки «Конструктор таблиц» и «Макет», предназначенные специально для редактирование таблицы.
.
. В окне «Вставка объекта» во вкладке «Создание» следует выбрать «Microsoft Excel Worksheet». Ещё проще вставить лист Excel в документ Microsoft Word можно используя команду «Таблица Excel», которая находится на вкладке «Вставка» ⇒ раздел «Таблицы» ⇒ кнопка «Таблица». В обоих случаях в документе Microsoft Word появится форма с отображением листа Excel.
;
